Как проводится инвентаризационный учет в ресторане

Управление рестораном включает в себя регулярное проведение инвентаризации. Руководитель подсчитывает имеющиеся средства и сверяет их цифрами из бухгалтерских отчетов. Полученные результаты показывают размер прибыли, полученной заведением. Неопытным рестораторам сложно организовать учет правильно. Наша статья поможет разобраться в особенностях и порядке этой работы.

Что такое инвентаризация в ресторане

Успех ресторанного бизнеса невозможен без постоянного контроля за кухней, баром, складами. Администрация заведения должна систематически проверять, сколько продуктов поставлено на склад, правильно ли они хранятся, соблюдаются ли технологические карты приготовления блюд.

Во время учета выявляется объем израсходованных запасов и остатков. Подсчитываются не только продукты, но и инвентарь, расходные материалы, моющие средства. Полученный результат сравнивается с отчетами бухгалтерии. Такие проверки помогают обнаружить недостачи, хищения, ошибки в хранении и учете.

Зачем нужна инвентаризация

Регулярно проверяя материальную и финансовую базу, администрация ресторана снижает риск убытков. Подсчет запасов позволяет обнаружить в документах и фактических ресурсах три вида несоответствий:

излишки – превышение объема товара на складах по сравнению с данными в отчетах;

недостачи – нехватка или полное отсутствие ряда продуктов;

пересортица – недостаток одного сырья замещается другим, сходным по виду.

Благодаря регулярным инспекциям руководство определяет размер чистой прибыли заведения, находит ошибки в хранении сырья и приготовлении блюд. Проверка запасов помогает скорректировать объем закупок в будущем, изменить технологические карты.

Систематический учет − один из основных инструментов управления работой поваров, барменов, кладовщиков. Выявляя нарушения, администрация ресторана поддерживает рабочую дисциплину.

Как часто инвентаризируют, и кто за это отвечает

Продолжительность учетного периода в заведениях общепита зависит от вида продукции. Ежемесячно проверяют запасы полуфабрикатов и пищевых продуктов, которые используются в приготовлении блюд. С такой же периодичностью учитывают бытовую химию. Остатки ревизуют раз в неделю. Бары, работающие на базе крупных ресторанов, проводят инвентаризацию алкогольных напитков в конце каждого рабочего дня. Если администрация ресторана подозревает персонал в хищениях, проводится внеплановый учет. В таких ситуациях подсчитывают остатки или продукты определенных категорий.

Когда происходит смена сотрудника, несущего материальную ответственность, также организуют внеплановую проверку. Она необходима при истечении контракта с управляющим ресторана, шеф-поваром, кладовщиком и другими лицами, имеющими имущественные обязательства перед предприятием.

Отвечают за организацию учета руководители, например, старший повар ревизует фонды кухни, менеджер бара – напитки, пищевое сырье, инвентарь, используемый в баре.

Виды и этапы проведения инвентаризации

Различают два основных типа учета – полный и неполный. Первый подразумевает проверку всех фондов заведения, включая продукты, оборудование, расходные материалы. Такое мероприятие проводится в конце месяца во всех отделах ресторана или кафе одновременно. Главная цель руководства – установить соответствие между отчетными и фактическими данными.

Неполная инвентаризация означает проверку отдельных категорий товаров, дорогостоящих либо приносящих наибольшую прибыль. К ним относятся алкогольные напитки, деликатесы, мясные продукты. Обычно неполную ревизию проводят при подозрении сотрудников в краже ил халатном отношении к запасам заведения.

Процесс инвентаризации делится на три этапа:

подготовка – предполагает назначение ответственных, оформление учетной базы, распечатку бланков описей;

подсчет остатков – включает в себя проверку товаров непосредственно на складах, в холодильниках, шкафах;

сопоставление результатов – представляет собой сверку цифр в описях и отчете по остаткам.

От правильности заполнения документов зависит точность полученных данных.

Подготовка к инвентаризации

До начала учета необходимо собрать все накладные, списать товары, подлежащие списанию. Руководство назначает сотрудников, ответственных за материальные ценности. Такие обязанности обычно возлагаются на кладовщиков, старшего повара или заведующего баром, управляющего предприятием. Назначение оформляется документально договором или доверенностью о материальной ответственности.

Далее издают приказ о проведении инвентаризации и оповещают о ней сотрудников. К сроку, установленному в приказе, готовят учетные документы:

• накладные;
• акты о списании;
• акты перемещения товаров между складами;
• технологические карты блюд.

Заранее распечатывают формы для инвентаризационных описей. Рекомендуется делать отдельные бланки для каждого цеха кухни, бара, торгового зала. Инвентарь и расходные материалы учитываются в отдельных описях.

Выбор ответственного и состав участников

Руководством ресторана или кафе назначается постоянная комиссия. Как вариант, выбираются независимые эксперты из числа бухгалтеров и работники, несущие материальную ответственность. Сотрудники заведения заранее готовят склады – наводят порядок на полках, в холодильниках, проверяют сроки годности, поворачивают товары вверх этикетками.

Другой вариант проверки – без участия финансовых экспертов. Ответственными назначаются управляющий и завпроизводством. Участвуют также все сотрудники, чья смена приходится на день ревизии.

Выбор технологии инвентаризации

Методы проверки зависят от специфики заведения. Если кафе специализируется на готовых кулинарных изделиях, например, выпечке, продукцию инвентаризируют поштучно. Рекомендуется проверять запасы и остатки раз в 2-3 дня или в конце каждого рабочего дня. Это поможет сразу выявить воровство персонала и ошибки в документации. Для баров важно ежедневно учитывать алкогольные напитки.

Рестораны с полным производственным процессом используют одинаковую технологию инвентаризации – с подсчетом реального количества товаров на складах и кухне. Упаковки считают поштучно, перемещая слева направо. Результаты сразу фиксируются в описи. Закончив проверку места хранения, члены комиссии подписывают документ.

Если заведение торгует навынос и по доставке, инвентаризируют не только товарные фонды, но и упаковку. Учет проводят как минимум раз в неделю. Работа значительно упрощается при наличии автоматизированной системы. По окончании учета в нее вводятся акты проверки. Программа сразу отражает количество остатков, излишки и недостачи.

Результаты инвентаризации: что делать с расхождениями

Если показатели описи и фактические данные не совпадают, важно найти причины. Для этого руководство ресторана должно внимательно исследовать технологические карты и проверить, правильно ли выполнен расчет продуктов. Дополнительно следует изучить расход запасов, по которым систематически возникают недостачи. Отсутствие ошибок свидетельствует о том, что неопытные повара нарушают рецептуру блюд. Ситуацию обычно исправляют повышением квалификации поваров.

При наличии недостачи продуктов, не проходящих обработку на кухне (напитки, конфеты), накладные проверяются заново. Расхождение может быть вызвано неправильным списанием просроченного сырья или хищением.

Как исправить ошибки в процессах после инвентаризации

По окончании проверки необходимо составить список товаров, по которым возникли расхождения. Затем проверить данные из накладных от магазинов-поставщиков и сравнить их с объемом продуктов, поступивших на склады. Если цифры сходятся, необходимо проконтролировать работу сотрудников ресторана. Они могут неправильно списывать испорченное сырье либо изменять рецептуру блюд. Обычно такие ошибки совершают неопытные повара, бармены.

Персонал должен четко знать порядок приемки и списания продуктов, а также перемещения их внутри заведения. Рекомендуется создавать чек-листы для сотрудников, описывающие алгоритм каждого процесса. Если проверять документацию и остатки каждые 2-3 дня, вероятность ошибок сводится к нулю.

Что можно выявить по результатам инвентаризации в ресторане

Учет показывает упущения в любом из бизнес-процессов, от приемки товаров до движения ресурсов внутри заведения.

Вот наиболее распространенные ошибки:

двойные позиции – в приходных документах и технологических картах один и тот же продукт проходит под разными названиями;

неверное указание учетных единиц – количество товара указывается то в килограммах, то поштучно;

произвольная замена сырья – повара используют вместо закончившегося продукта другой, сходный по виду;

нарушение техкарт – во время приготовления блюд увеличиваются или уменьшается объем ингредиентов;

неправильные расчеты – в технологические карты не внесены проценты неизбежных потерь;

хищение продуктов – персонал умышленно допускает недостачи или пересортицу.

Итоги учета могут выявить ошибки, допущенные при предыдущей инвентаризации и неправильное оформление документов.

Как избежать воровства в ресторане

Регулярные недостачи при проверках свидетельствуют о хищениях, которые организуют сотрудники. Идеальные показатели – также повод насторожиться, так как в общепите всегда присутствует небольшой процент расхождений. Безупречные результаты подтверждают факт махинаций с документами или товарами.

Внеплановые инвентаризации – эффективный способ отследить воров. Упрощает эту задачу использование автоматизированной системы. В ней предусмотрен отбор позиций по фиксации результатов. Благодаря этому проверку можно проводить в процессе работы заведения, не дожидаясь окончания смены. Видеонаблюдение и система контроля розлива напитков помогают предотвращать воровство в торговом зале кафе, бара.

Сложнее выявить хищения на кухне, особенно, при сговоре поваров с бухгалтерами. В этом случае необходимо регулярно проверять технологические карты и еженедельный расход продуктов. Расхождение в цифрах говорит о замене ингредиентов или заниженном объеме порций.

Какой процент недостачи считается нормой?

Если по итогам инвентаризации наблюдаются расхождения до 3%, у руководства нет причин для большого беспокойства. Такие результаты считаются допустимыми, особенно для недавно открытого заведения. Исправить ситуацию помогает тщательный контроль технологических карт.

В кофейнях считается нормальной недостача до 5%, если речь идет о готовой продукции. Для кафе фастфуда допускается расхождение до 5%, учитывая готовые блюда и полуфабрикаты.